邮箱抄送是什么意思(邮箱抄送密送该写什么)
邮箱抄送是什么意思
作者: 蹦豆新媒体
2020-05-15 16:33:45
[ 闻蜂导读 ] 2周前,我的邮箱里未读邮件的数量不出意外的超过了10000封。 什么?10000封?!

是的,你没听错。而且到今天为止未读邮件的确切数字已经达到11621封!

是因为没有时间读吗?不是。

是因为没有及时读吗?不是

那是因为不想读吗?是的!

为什么不想读?因为没有必要......

那不读那些邮件会给工作带来问题吗?

不会,因为没有必要读,所以不会带来问题。

可是为什么会收到这么多没有必要读的邮件呢?这大概也许可能差不多八九不离十真的是一个职场问题。

不!是职场大问题!

曾经与不同的职场人聊过这个问题,答案无非有以下几种(假如是关于项目的一封邮件),加上我的分析和建议:

【1】项目遇到问题,想让老板们知道并提供帮助。

想寻求老板的帮助需要正确姿势,仅仅是To或者CC加上FYI是绝对不够的。

【2】想让参与项目的所有人都知道进展情况,包括老板们。

想让相关人知悉项目进展情况合情合理。但是什么样的项目和进展需要抄送谁是需要斟酌的。想抄送老板就更是一门学问了。

【3】别人发过来的邮件抄送了好多人,没看都有谁,就直接“回复所有人”了...

没看都有谁就回复所有人除了会造成邮件泛滥之外,还有可能让无需看到或者不该看到你的回复的人看到了。实际工作中我甚至碰到过邮件被回复所有人N次之后,有人发现居然有竞争对手在群发里。这大概是躺枪版《潜伏》吧。

【4】添加接收人或者抄送人时,手一抖(估计抖音玩多了),添加了某个群组,发送前也没有再检查...发出后才发现,想召回已经为时太晚。

发送邮件前不检查收件人和抄送人是职场大忌。除了可能造成【3】中的后果外,还会给人留下你不够细心、缺乏基本常识的印象。

回过头来看我那10000多封未读邮件,其中:

30%左右我是首次被抄送的(在"CC"里)。对应上述的【1】【2】【3】.

60%左右我是回复时被抄送的(在"CC"里)。对应上述的【1】【2】

3%左右我是被误抄送的(在"CC"里)。对应上述的【4】。

只有不到5%是直接发给我的(在"To"里)...。对应上述的【1】。

直接发送给我的这些邮件一定是要看的了

...Too young to naive...

因为,我可能不是唯一一个接收人或者我的名字没有被直接提及。(提不提及,名字都在"To"那里)。

不知道向谁寻求帮助或者没有具体需求的To和CC会直接被忽略。现在是斤斤计较“国民总时间”时代,每分每秒锱铢必较。

造成上述【1】【2】【3】【4】现象有什么内在原因?可能给收件人留下什么样的印象?我们深刻地综合地剖析一下:

第一、习惯性抄送给很多人,可能会给人留下缺乏责任感和担当的印象。

抄送给别人主要是想让别人知悉这件事,完成某个任务,提供可能的支持和帮助,或者只是留个证据。但是无论如何不需要广而告之。

你的心里活动是:反正抄送大家了,到时候出了问题就跟我没关系了。

实际情况是:该谁做事谁做事,该谁负责谁负责。

第二、抄送本身是一种表态,相当于告诉接收人:我认为你和我没法独立做好这件事。

无论从短期还是长远来看,抄送这种行为传递出的信息是,你并不那么信任收件人。(当然其实你并不是不信任对方。) 保有适度的怀疑是一种重要的商业素质,但用抄送这种形式暴露你对对方的怀疑会搞砸整个沟通过程,好像是在提醒对方“你和我都做不了主”,或是“我不会让你自作主张”。这种情况尤其在动不动就抄送老板时为最。试想如果你看到有人在给你发邮件的同时还抄送了你的老板,你的第一反应是什么?会因此丧失对他开诚布公的热情吗?

第三、不管青红皂白的回复所有人体现了羊群效应(你的从众心理),有可能影响你的职场发展。

你敢抄送“所有人”,我就敢来者不拒地回复“所有人”已经是一种职场“新常态”,但是实际上非常不可取。

我跟很多老板聊到这个细节的时候,Ta们都表示发送邮件之前会仔细检查发给谁以及抄送给谁,确保只有相关的、需要知情的人员收到即可。

而对于连看都不看就回复所有人的员工,Ta都表示不能接受,也无法重用这种员工。

P.S. 如果不断重复收到一些邮件,则有可能对方中木马了,赶紧提醒Ta查毒杀毒。

发邮件抄送的正确方式:一个工具和三个基本点。

一个工具:RACI。RACI是一种责任矩阵卡工具,RACI即Responsible:谁执行;Accountable:谁负责;Consulted:咨询谁;Informed:告知谁。它是在专案管理或组织改革时常用的工具,主要是用来定义某一项活动参与人员的角色和责任,简单有效。在发送邮件时该发给谁,抄送给谁的场景中同样适用。

假设你是RACI工具中的R。请伙伴们开动脑筋,分享关于发给谁和抄送给谁的见解。

在RACI模型中,

谁执行(R = Responsible),负责执行任务的角色,具体负责操控项目、解决问题。

谁负责(A = Accountable),对任务负全责的角色,只有经其同意或签署之后,项目才能得以进行。

咨询谁(C = Consulted),在任务实施前或中提供指定性意见的人员。

告知谁(I = Informed),及时被通知结果的人员,不必向其咨询、征求意见。

三个基本点(彰显你的与众不同):

1)只在对方“有必要知情”时才抄送对方。

2)真正“有必要知情”的人,其实没有你以为的那么多。

3)如果你在使用邮件沟通了一段时间后才引入抄送人,切记要通知收件人并告知抄送人的身份。比如你可以写:Add Lucent。

更多关注微信公众号:jiuwenwang

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